Datenschutzerklärung

§1 Verantwortlicher

Dies ist eine deutsche Übersetzung zur besseren Verständlichkeit. Rechtlich verbindlich ist die polnische Fassung dieser Datenschutzerklärung.

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten der Nutzer der Website chocoyeee.pl (die „Website“) ist die TRUDERS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (Truders Gesellschaft mit beschränkter Haftung) mit Sitz in Olsztyn, ul. Marii Zientary-Malewskiej 55, 10-310 Olsztyn, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des polnischen Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer 0000631235, Steuernummer (NIP) 7393887474, REGON 365107318 (der „Verantwortliche“ oder „wir“). Die Website stellt das Produkt CHOCOYEEE Croissant vor, dessen Vertriebspartner wir sind.

In allen Fragen zu personenbezogenen Daten erreichen Sie uns per E-Mail an biuro@truders.pl, telefonisch unter +48 604 571 026 oder schriftlich an unserem Sitz.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da wir nach Art. 37 DSGVO nicht dazu verpflichtet sind. Sollte sich dies ändern, ergänzen wir seine Kontaktdaten in dieser Erklärung.

§2 Gegenstand dieser Erklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Website verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern. Kurz zusammengefasst:

• die Website erfordert weder ein Konto noch eine Anmeldung; die Präsentation und das Produktdatenblatt können ohne Angabe von Daten heruntergeladen werden;
• personenbezogene Daten erheben wir vor allem, wenn jemand das Formular „Werden Sie unser Partner“ sendet oder uns kontaktiert;
• wir setzen keine Analyse- oder Werbetools ein (z. B. Google Analytics, Meta Pixel) und verfolgen das Verhalten der Besucher der Website nicht;
• wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, erstellen keine Profile und treffen keine automatisierten Entscheidungen.

DSGVO bezeichnet die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung), PKE das polnische Gesetz vom 12. Juli 2024 über elektronische Kommunikation (Prawo komunikacji elektronicznej).

§3 Das Formular „Werden Sie unser Partner“

Daten: Vor- und Nachname, Firmenname, E-Mail-Adresse, Branche (Automaten, Tankstellen, Einzelhandelsketten, Großhandel oder Sonstige) sowie, falls angegeben, Telefonnummer und Nachricht. Zusammen mit der Anfrage speichern wir die Sprachversion des Formulars, Datum und Uhrzeit des Absendens sowie die von der Website vergebene Kennung der Anfrage.

Zweck: Beantwortung der Anfrage, Erstellung eines Handelsangebots und Gespräche über eine Zusammenarbeit.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen und am geschäftlichen Kontakt mit den Unternehmen, in deren Namen die Personen handeln, die das Formular ausfüllen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - wenn die Anfrage von einem Unternehmer gesendet wird, der eine natürliche Person ist (z. B. ein Einzelunternehmer), und auf den Abschluss eines Vertrags mit ihm gerichtet ist; die Verarbeitung ist dann zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf seine Anfrage erforderlich.

Datenfluss: Die Anfrage wird über den Server der Website direkt an das CRM von Truders (crm.truders.pl) übermittelt, das System, in dem wir unsere Geschäftskontakte verwalten. Der Server der Website speichert den Inhalt der Anfrage nicht; in seinen technischen Protokollen verbleiben nur die Kennung der Anfrage und der Übermittlungsstatus. Das CRM läuft auf Servern von DigitalOcean in der Region Frankfurt (Deutschland), und der Datenverkehr dorthin läuft über das Netzwerk von Cloudflare, das das System vor Angriffen schützt.

Freiwilligkeit: Die Angabe der Daten ist freiwillig, ohne die Pflichtfelder (Name, Firmenname, E-Mail, Branche) kann die Anfrage jedoch nicht gesendet werden. Telefon und Nachricht sind optional.

Speicherdauer: bis zum Abschluss der Bearbeitung der Anfrage und, falls wir zusammenarbeiten, bis zum Ende der Zusammenarbeit. Danach speichern wir die Daten bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche (grundsätzlich 3 Jahre für Ansprüche im Zusammenhang mit einer Geschäftstätigkeit und 6 Jahre für sonstige Ansprüche, jeweils bis zum Ende des Kalenderjahres) oder kürzer - bis zu einem wirksamen Widerspruch.

Schutz des Formulars: Um Spam und Missbrauch einzudämmen, ist das Formular durch folgende Maßnahmen geschützt:

• Anfragelimit - der Server der Website prüft die Zahl der Anfragen von einer IP-Adresse (5 Anfragen innerhalb von 10 Minuten). Die IP-Adresse wird dabei ausschließlich im Arbeitsspeicher des Servers verwendet, weder gespeichert noch an das CRM übermittelt und spätestens mit Ablauf des Zeitfensters verworfen;
• verstecktes Feld und Zeitmessung - das Formular enthält ein verstecktes Spamschutzfeld, und der Browser teilt dem Server mit, wie viel Zeit zwischen der Anzeige des Formulars und dem Absenden vergangen ist; diesen Wert speichern wir nicht;
• Vercel BotID - beim Absenden führt der Browser eine unsichtbare Prüfung durch, die anhand technischer Merkmale von Browser und Gerät sowie der IP-Adresse einen Menschen von einem automatisierten Programm unterscheidet. Die Prüfung führt unser Hosting-Anbieter Vercel Inc. durch;
• Cloudflare Turnstile - sobald sich der Nutzer dem Formular nähert, laden wir den Dienst Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.), der im Hintergrund prüft, ob ein Mensch das Formular ausfüllt. Das geschieht in der Regel unsichtbar; nur im Zweifelsfall bittet Cloudflare darum, ein Kästchen anzuklicken. Cloudflare verarbeitet dabei die IP-Adresse, Browserdaten (u. a. den User-Agent-Header) und die Seitenadresse ausschließlich zur Erkennung von Bots, nicht für Werbung oder Profilbildung.

Eine Anfrage, die diese Prüfungen nicht besteht, wird nicht an das CRM übermittelt; in den technischen Protokollen verbleibt nur der Ablehnungsgrund, ohne den Inhalt der Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Website und am Schutz vor Spam.

§4 Einwilligung in Kontaktaufnahme und Handelsinformationen

Unter dem Formular befindet sich ein optionales Einwilligungsfeld. Das Ankreuzen ist keine Voraussetzung für das Absenden oder die Bearbeitung der Anfrage. Wortlaut der Einwilligung:

„Ich willige ein, zur Bearbeitung meiner Anfrage telefonisch kontaktiert zu werden. Ich willige ein, Handelsinformationen von Truders Sp. z o.o. (Marke CHOCOYEEE, www.chocoyeee.pl) über elektronische Kommunikationsmittel, einschließlich E-Mail und SMS, zu erhalten, und in die Nutzung von E-Mail und Telefon zu Marketingzwecken. Ich kann meine Einwilligung jederzeit widerrufen.“

Zweck: telefonische Kontaktaufnahme zu Ihrer Anfrage sowie Zusendung von Handelsinformationen über CHOCOYEEE-Produkte und das Angebot von Truders per E-Mail, SMS und Telefon.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit Art. 398 PKE, der für die Nutzung von E-Mail, SMS und Telefon zur Direktwerbung eine Einwilligung verlangt.

Nachweis der Einwilligung: Wir speichern die Einwilligung im Einwilligungsregister des CRM getrennt für jeden Kanal (E-Mail, SMS, Telefon), zusammen mit dem genauen Wortlaut der Klausel, dem Datum der Erteilung und der Kennung der Anfrage, aus der sie stammt. Wird das Feld nicht angekreuzt, wird keine Einwilligung gespeichert, bei der Anfrage im CRM erscheint ein Vermerk über die fehlende Einwilligung, und wir beantworten ausschließlich die Anfrage.

Widerruf der Einwilligung: jederzeit per E-Mail an biuro@truders.pl oder als Antwort auf eine Nachricht von uns. Der Widerruf berührt weder die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung noch die Bearbeitung der Anfrage selbst.

Speicherdauer: Für Marketingzwecke nutzen wir die Daten bis zum Widerruf der Einwilligung. Angaben zur Erteilung und zum Widerruf der Einwilligung (Nachweis) speichern wir bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche, bei denen wir die Erteilung der Einwilligung nachweisen müssten.

§5 Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn uns jemand eine E-Mail schreibt, anruft oder über WhatsApp kontaktiert, verarbeiten wir die in dieser Korrespondenz angegebenen Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht), um zu antworten und das Gespräch fortzuführen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse - Führung der Korrespondenz) und bei einem Unternehmer, der eine natürliche Person ist, wenn der Kontakt auf einen Vertragsabschluss gerichtet ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Speicherdauer entspricht der für die Formulardaten (§3).

Die WhatsApp-Schaltfläche auf der Website (sichtbar an Werktagen zwischen 8:00 und 16:00 Uhr) ist ein einfacher Link zum Messenger. Die Website übermittelt keine Daten an WhatsApp - das Gespräch beginnt der Nutzer selbst. Der Anbieter des Messengers (WhatsApp Ireland Limited, Teil der Meta-Gruppe) ist eigenständiger Verantwortlicher für die im Rahmen seines Dienstes verarbeiteten Daten, nach Maßgabe seiner Datenschutzerklärung.

§6 Register der Cookie-Entscheidungen

Jede im Cookie-Panel getroffene Entscheidung („Alle akzeptieren“, „Ablehnen“ oder Speichern eigener Einstellungen) sowie jede spätere Änderung wird im Einwilligungsregister erfasst.

Daten: eine zufällige Browserkennung, die bei der ersten Entscheidung vergeben wird (consentId), die Auswahl in den einzelnen Cookie-Kategorien, die Version der Richtlinie, Datum und Uhrzeit der Entscheidung, die Sprachversion der Website, Angaben zu Browser und Betriebssystem (User-Agent) sowie ein Hashwert (SHA-256) der IP-Adresse, berechnet mit einem geheimen Salt. Die unverkürzte IP-Adresse speichern wir nicht. Das Register enthält weder Namen noch E-Mail-Adressen.

Zweck: Rechenschaftspflicht - der Nachweis, ob und wann ein bestimmter Browser in nicht notwendige Cookies eingewilligt, sie abgelehnt oder die Einwilligung widerrufen hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Pflicht zum Nachweis der Einwilligung) und, soweit sich diese Pflicht nicht unmittelbar aus dem Gesetz ergibt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse am Nachweis der Rechtskonformität).

Datenfluss: Der Datensatz wird über den Server der Website an die Integrationsplattform Make (Server in der Europäischen Union) übermittelt, die ihn in einer vom Verantwortlichen geführten Google-Sheets-Tabelle speichert.

Speicherdauer: solange die Entscheidung gilt und nach ihrer Änderung oder ihrem Widerruf bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche, bei denen wir die Rechtskonformität nachweisen müssten (das Register dient als Nachweis; eine Änderung der Entscheidung erzeugt einen neuen Eintrag, statt den vorherigen zu überschreiben).

§7 Hosting, technische Protokolle und Fehlerüberwachung

Hosting: Die Website und ihre Serverfunktionen laufen auf der Infrastruktur von Vercel Inc. Bei jedem Seitenaufruf erfasst der Server automatisch technische Daten der Anfrage, darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Adresse der Unterseite und Angaben zum Browser. Zweck: Bereitstellung der Website, ihre Sicherheit und die Diagnose von Störungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am reibungslosen und sicheren Betrieb der Website). Die Protokolle werden für einen kurzen, vom Hosting-Anbieter festgelegten Zeitraum gespeichert, höchstens 30 Tage.

Fehlerüberwachung: Wir nutzen den Dienst Sentry, der Informationen über technische Fehler der Website erfasst: Fehlermeldung und Fehlerverlauf (Stack Trace), Adresse der Unterseite, Typ und Version von Browser und Betriebssystem; in den Metadaten der Anfrage kann eine IP-Adresse enthalten sein. Sentry zeichnet keine Sitzungen auf, speichert keine Cookies auf dem Gerät und dient weder der Analyse noch dem Marketing. Zweck: Erkennen und Beheben von Störungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und dem ordnungsgemäßen Betrieb der Website). Fehlerberichte speichern wir in der Regel 90 Tage.

Schriftarten der Website werden von unserem eigenen Server ausgeliefert - der Browser verbindet sich dafür weder mit Google Fonts noch mit anderen externen Servern.

§8 Im Browser gespeicherte Daten

Die Website speichert im Browser nur die für ihren Betrieb notwendigen Informationen: Ihre Cookie-Entscheidung (lokaler Speicher, Schlüssel chocoyeee-consent) und in bestimmten Fällen die gewählte Sprachversion (Sitzungs-Cookie NEXT_LOCALE). Analyse- oder Marketing-Cookies verwenden wir nicht. Einzelheiten, einschließlich Speicherdauer und der Möglichkeit, Ihre Entscheidung zu ändern, finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

§9 Empfänger der Daten

Wir geben Daten nur an Stellen weiter, die uns beim Betrieb der Website und der Bearbeitung von Anfragen unterstützen, auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen, sowie an gesetzlich befugte Stellen:

• Vercel Inc. (USA) - Hosting der Website und ihrer Serverfunktionen sowie Schutz des Formulars vor Bots (Vercel BotID);
• DigitalOcean, LLC (USA; CRM-Server in der Region Frankfurt, Deutschland) - Infrastruktur, auf der das CRM von Truders läuft;
• Cloudflare, Inc. (USA) - Schutz des Formulars vor Bots (Cloudflare Turnstile) sowie Schutz und Auslieferung des Datenverkehrs zum CRM von Truders;
• Make (Celonis) - Integrationsplattform zur Weiterleitung der Datensätze des Cookie-Einwilligungsregisters, Server in der Europäischen Union;
• Google Ireland Limited (unter Beteiligung von Google LLC, USA) - Google-Sheets-Tabelle, in der wir das Cookie-Einwilligungsregister führen;
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA) - Überwachung technischer Fehler;
• IT- und E-Mail-Dienstleister des Verantwortlichen - soweit für den Betrieb der Systeme und die Bearbeitung der Korrespondenz erforderlich;
• Behörden und sonstige gesetzlich befugte Stellen - wenn eine gesetzliche Pflicht zur Herausgabe der Daten besteht.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Marketingzwecken an andere Stellen weiter.

§10 Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige unserer Dienstleister (Vercel, DigitalOcean, Cloudflare, Google LLC, Sentry) haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder können aus den USA auf Daten zugreifen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage:

• des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework - bei Anbietern, die an diesem Rahmen teilnehmen;
• der von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) - in allen übrigen Fällen.

Eine Kopie der angewandten Garantien erhalten Sie auf Anfrage an biuro@truders.pl.

§11 Speicherdauer - Übersicht

• Formular- und Korrespondenzdaten - bis zum Abschluss der Anfrage und einer etwaigen Zusammenarbeit, danach bis zum Ablauf der Verjährungsfrist (grundsätzlich 3 oder 6 Jahre, jeweils bis zum Ende des Kalenderjahres) oder bis zu einem wirksamen Widerspruch;
• auf Grundlage der Marketing-Einwilligung genutzte Daten - bis zum Widerruf der Einwilligung;
• Nachweis der Erteilung und des Widerrufs der Marketing-Einwilligung - bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche, bei denen die Einwilligung nachgewiesen werden muss;
• für das Anfragelimit verwendete IP-Adresse - wird nicht gespeichert; sie wird spätestens mit Ablauf des 10-minütigen Zeitfensters aus dem Arbeitsspeicher des Servers verworfen;
• Register der Cookie-Entscheidungen - solange die Entscheidung gilt und nach ihrer Änderung oder ihrem Widerruf bis zum Ablauf der Verjährungsfrist;
• Serverprotokolle - höchstens 30 Tage;
• Berichte über technische Fehler - in der Regel 90 Tage;
• Daten im Browser - gemäß der Cookie-Richtlinie.

§12 Rechte der betroffenen Personen

Jede Person, deren Daten wir verarbeiten, hat das Recht auf:

• Auskunft über ihre Daten und Erhalt einer Kopie (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit bei Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) - aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, und gegen eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung jederzeit und ohne Angabe von Gründen;
• Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen, uodo.gov.pl) oder bei der Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats ihres gewöhnlichen Aufenthalts, wenn sie der Ansicht ist, dass wir ihre Daten rechtswidrig verarbeiten.

Um diese Rechte auszuüben, genügt eine Nachricht an biuro@truders.pl oder an unseren Sitz. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags; in besonders komplexen Fällen kann sich diese Frist um weitere zwei Monate verlängern, worüber wir Sie informieren. Wir können zusätzliche Angaben anfordern, die zur Bestätigung der Identität der antragstellenden Person erforderlich sind.

Das Register der Cookie-Entscheidungen enthält keine Daten, mit denen wir eine Person ohne zusätzliche Informationen identifizieren könnten. In diesem Fall kann die Bearbeitung eines Antrags die Angabe der im Browser gespeicherten Einwilligungskennung erfordern (Art. 11 DSGVO).

§13 Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidungen, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

§14 Externe Dienste

Die Website enthält Links zum Onlineshop sklep.truders.pl, zur Website truders.pl, zum Messenger WhatsApp sowie zu den Profilen der Marke auf Instagram und Facebook. Die Website bettet keine Widgets dieser Dienste ein und übermittelt ihnen daher keine Daten, solange der Nutzer sie nicht selbst aufruft. Nach dem Wechsel verarbeiten die jeweiligen Betreiber die Daten nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen - für den Shop sklep.truders.pl gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.

§15 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Rechtslage, die Funktionsweise der Website oder unsere Dienstleister ändern. Bevor wir Analyse- oder Marketingtools einführen, ergänzen wir diese Erklärung und die Cookie-Richtlinie und aktivieren die entsprechenden Skripte ausschließlich nach erteilter Einwilligung. Die aktuelle Fassung ist stets in der Fußzeile der Website abrufbar.

Verbindlich ist die polnische Fassung dieser Erklärung. Sie gilt ab dem 1. Oktober 2026.